Wann muss die Heizung beim Kunden gewartet werden? Wann steht die nächste Wartung der Lichtanlagen an und wann müssen die Grünanlagen gemäht werden? Fragen wie diese stellen sich viele mittelständische Unternehmen, denen oft der Überblick über bevorstehende Wartungen bei ihren Kunden fehlt. Auch die Kunden selbst wissen selten genau, wie die Wartungsintervalle für ihre Anlangen sind. Ob Messungen und Reinigungen durch SHK-Betriebe, Pflegearbeiten im Garten- und Landschaftsbau oder wiederkehrende Termine anderer Gewerke – fehlt der Überblick, können Kunden nicht über anstehende Termine informiert werden, was zu ineffizienten Wartungsprozessen, hohen Kosten sowie unzufriedenen Kunden führen kann. Zudem nutzen mittelständische Unternehmen so die Umsatzpotenziale nicht, die eine regelmäßige Wartung mit sich bringen kann.
Wer dagegen auf automatisierte Prozesse setzt, kann den Service einer Wartungsplanung mit der Erinnerung an Termine nutzen und so entscheidend profitieren. Eine Software unterstützt dabei, Wartungen effektiv zu planen und so die Kundenbindung zu verbessern, Kosten und Aufwände zu sparen und Umsätze zu steigern.
Was umfasst eine Wartung?
Um das ordnungsgemäße Betreiben von Anlagen, wie z. B. von Heizungsanlagen, elektrischen Anlagen oder Brandschutzsystemen, sicherzustellen sowie Sicherheit und Leistungsfähigkeit zu gewährleisten, sollte die Wartung folgende Schritte enthalten:
- Inspektion, um Schäden zu identifizieren
- Reinigung, um Funktionen zu gewährleisten
- Schmierung z. B. von Lagern und beweglichen Teilen, um ein reibungsloses und störungsfreies Funktionieren zu sichern
- Justierung und Kalibrierung von technischen Geräten, um die Genauigkeit sicherzustellen
- Austausch von Verschleißteilen, wie z. B. Riemen, Leuchtmittel, Dichtungen und Filtern
- Funktionsprüfung, damit die Anlage den erforderlichen Standards entspricht und ordnungsgemäß läuft
Unzufriedenheit und verlorene Umsatzpotenziale: Warum eine Wartungsplanung unerlässlich ist
Werden Wartungen nicht ausreichend geplant, kann es nicht nur für mittelständische Handwerksbetriebe, sondern auch für ihre Kunden zu Nachteilen führen, die sich auf den Unternehmenserfolg und die Kundenbindung auswirken.
Viele Kunden kennen die Wartungsintervalle ihrer Geräte nicht, da sie beispielsweise nur auf der Prüfplakette vermerkt sind und sie über den Zustand ihrer Anlagen, Systeme oder Geräte nicht ausreichend informiert sind. Dadurch werden der Bedarf und Zeitpunkt einer Wartung für sie nicht erkennbar und es fällt erst kurzfristig auf, dass eine Wartung ansteht. Allerdings können kurzfristige Anfragen beim Handwerker oft nicht so spontan bedient werden, was zu Frust beim Kunden und ggf. sogar zum Verlust des Kunden an andere Wettbewerber führen kann, der bessere Kapazitäten hat.
Gleichzeitig bedeutet eine Wartung, die zu spät oder zu selten durchgeführt wird auch, dass es zum Ausfall technischer Anlagen kommen kann. Werden z. B. Verschleißteile nicht regelmäßig ausgetauscht, kommt es zum fehlerhaften Betrieb und größere Reparaturen durch die Handwerksunternehmen werden nötig. Mehraufwand ist auch immer mit höheren Kosten verbunden, weswegen die Unzufriedenheit der Kunden durch höhere Rechnungen steigt.
Oft fehlt in mittelständischen Unternehmen die Dokumentation bereits durchgeführter Wartungen in Form von Wartungsprotokollen, was die Überwachung und Planung folgender Wartungen erschwert. Zudem gibt es oft keine ausreichende Kommunikation mit den Kunden, um den Wartungsbedarf und die Planung zu klären.
Intern haben mittelständische Handwerksunternehmen außerdem oft mit begrenzten personellen Ressourcen zu kämpfen, was es schwer macht, die Wartungen der vielen Kunden rechtzeitig umzusetzen und die Aufträge anhand von Dringlichkeit sowie Bedeutung zu priorisieren. So kommt es ohne Wartungsplanung häufig zu Engpässen und Verzögerungen.
Als weiteren Nachteil einer fehlenden Wartungsplanung sind die ungenutzten Umsatzpotenziale zu nennen. Werden Kunden regelmäßig an ihre Wartungstermine erinnert, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie diese auch vereinbaren und dem Terminvorschlag zustimmen. Das führt zu Aufträgen und erhöhten Umsätzen.
Bedeutung von Handwerkersoftware zur vorausschauenden Wartungsplanung
Entscheiden sich Unternehmen z. B. aus dem Bereich Kälte- und Klimatechnik, Elektrotechnik oder Gebäudemanagement dazu, eine Wartungsplanung, beispielsweise mittels Handwerkersoftware umzusetzen, können sie von Vorteilen wie besserem Ressourcenmanagement, Aufwandsersparnissen sowie einer deutlichen Umsatzsteigerung profitieren.
Automatisierte Wartungsplanung
Egal ob es sich um die Wartung von Lüftungsanlagen, Wärmezählern oder Brandmeldern oder um die Planung von Pflegearbeiten im Garten oder um Streu- und Räumaufträge im Winter handelt – wenn eine Wartungsplanung automatisiert erfolgt, haben Unternehmen alle Informationen zu ihren Kunden auf einen Blick und wissen über Wartungsintervalle, Gerätealter und historische Daten Bescheid. Mit diesem Wissen können Benachrichtigungen zur frühzeitigen Erinnerung an zuständige Mitarbeiter gesendet werden, die so die Wartung ohne teurere Ausfälle und Reparaturen rechtzeitig planen und durchführen können. Auch an die Kunden kann durch eine automatische Wartungsplanung eine Erinnerung gesendet werden, indem die Wartungstermine mit der jeweiligen Kundenakte verknüpft werden. So können sich also Betrieb und Kunde rechtzeitig auf einen bevorstehenden Wartungstermin einstellen.
Ressourcenmanagement
Wenn Termine langfristig und übersichtlich geplant werden, können daraufhin auch Arbeitskräfte, Materialien und Werkzeuge effektiv organisiert und eingesetzt werden. Mitarbeitern können entsprechende Aufgaben zugewiesen werden, um eine termingerechte und effektive Ausführung zu gewährleisten. So werden Mitarbeiter besser ausgelastet, die Kosten werden optimiert und die Einsätze sowie das Einkommen sind gut planbar.
Dokumentation
Mithilfe von Wartungshistorien über bereits durchgeführte Wartungen kann der Status von Anlagen einfacher überwacht und zukünftige Wartungen durch die präzise Dokumentation besser geplant werden.
Kostenersparnis
Kunden profitieren durch eine Wartungsplanung vom Vorteil der rechtzeitigen Wartung, durch die es zu keinen teuren Reparaturen kommt. Mitarbeiter eines mittelständischen Unternehmens sparen dazu Zeit und Aufwand, indem sie auf automatisierte Wartungspläne und Dokumentationen zurückgreifen können. Auch Berichte können mittels Software erstellt werden, was weniger händischen Verwaltungsaufwand bedeutet.
Serviceverbesserung
Eine automatisierte Wartungsplanung mit einer Software bedeutet auch eine entscheidende Serviceverbesserung. Kunden müssen sich nicht selbst um eine Terminabstimmung kümmern, die Verantwortung übernimmt der Handwerksbetrieb. Durch die Erinnerung der Kunden an die bevorstehende Wartung kann gleichzeitig die Kundenbindung und die Kundenzufriedenheit gestärkt werden. Auch die Verbindlichkeit steigt dadurch, Aufträge werden regelmäßig erteilt, sodass durch die steigende Anzahl der Termine auch eine Umsatzsteigerung einsetzt. Ein weiterführender Einsatz einer Software stabilisiert und sichert die Umsatzsteigerung zusätzlich.
Vorteile der Wartungsplanung mit einer Handwerkersoftware auf einen Blick
- Kostenersparnis durch rechtzeitige Wartungen für Kunden
- Vermeidung teurer Reparaturen und Ausfälle
- Steigerung der Lebensdauer von Geräten und Anlagen
- Verbesserung der Kundenzufriedenheit durch Service
- Regelmäßige Aufträge und Umsätze
- Umsatzsteigerung bei Neueinführung der Software, danach Sicherung dieser Steigerung
- Einsatz der Mitarbeiter gut planbar
Worauf sollten Sie bei der Auswahl der passenden Handwerkersoftware achten?
Wenn Sie sich für eine Handwerkersoftware entscheiden wollen, die Sie bei der Wartungsplanung oder der Planung anderer regelmäßiger Termine unterstützen soll, sollten Sie darauf achten, dass diese auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassbar ist. Am besten geeignet sind Software-Lösungen, die auf jede Branche zugeschnitten werden und so, egal ob für den Gartenlandschaftsbau oder im Bereich der Sanitär-/Heizungs-/Klimatechnik für regelmäßige Termine angewendet werden können. Zudem sollten Sie darauf achten, dass die Handwerkersoftware auch in Ihre bestehenden Systeme oder Geräte integriert werden kann. Eine einfache Bedienung und hohe Benutzerfreundlichkeit erleichtern außerdem den Umgang Ihrer Mitarbeiter damit, trotzdem sollten Sie sich genügend Zeit für Mitarbeiter-Schulungen einplanen.
Fazit
Als mittelständisches Unternehmen können Sie entscheidend durch eine Wartungsplanung profitieren, denn diese sorgt für einen übergreifenden Überblick über die Wartungstermine Ihrer Kunden, Sie können Aufträge und den Einsatz Ihrer Mitarbeiter rechtzeitig einplanen und auch Ihre Kunden sind zufrieden durch ihre Kostenersparnis. Mit der passenden Software für Handwerker lässt sich die Wartungsplanung einfach umsetzen, während Sie sich Umsatzsteigerungen sichern.
