Ein Softwareprogramm für Lohn- und Gehaltsabrechnung kann ein eigenständiges Programm sein. Oder es ist ein Bestandteil einer schon bestehenden Softwarelösung. Der wesentliche Aspekt einer solchen Software ist eine gut funktionierende Abrechnung von Löhnen und Gehältern.
Ein Nachweis über das Entgelt für die Arbeit, die aufzubringenden Steuerzahlungen und die zu entrichtenden Beiträge für die Sozialversicherung wird als Lohnabrechnung angesehen. Wegen der Vielfältigkeit und Anzahl der gesetzlichen Vorschriften kamen früher zahlreiche Unternehmen zu dem Entschluss, alle Aufgaben der Lohnabrechnung auszulagern. Das kann mit zahlreichen Zahlungen verbunden sein. Mit einer Softwarelösung ist es für die Unternehmen einfacher, die Lohnabrechnung online und automatisiert erstellen spart Geld.
Ein Lohnprogramm wählen
Bevor Sie sich für eine der vielen Lösungen für Lohn und Gehalt entscheiden, empfiehlt es sich den individuell Bedarf analysieren:
- Wie viele Mitarbeiter sollen abgerechnet werden? Achten Sie darauf, dass die erforderliche Zahl an Mitarbeitern mit dem Programm bedient werden können. Oftmals gibt es unterschiedliche Pakete desselben Anbieters oder eine Staffelung der Preise abhängig von der Anzahl der Mitarbeiter.
- Welche Arten der Löhne sind von Bedeutung? (z. B. Vollzeit, Minijob, Werkstudent)
- Welche Schnittstellen zu weiteren Programmen müssen vorhanden sein? (Buchhaltung und anderes)
Vorteile einer Software für die Lohnabrechnung
Software zur Lohnabrechnung anzuwenden ist mit Ausgaben verbunden. Aber die Firmen bekommen dafür auch etwas. Im Folgenden einiger dieser Vorteile:
- Zeit einsparen: Einer der wesentlichen Gründe für den Kauf einer solchen Software ist die Zeitersparnis. Mit einer solchen Software ist die automatisierte Abwicklung vieler Prozesse möglich. Die Arbeitsschritte müssen nicht per von Mitarbeitern getätigt werden. Es ist möglich, die Lohnabrechnung schneller zu vollziehen.
- Kleineres Risiko: Bei einer Lohnabrechnung per Hand kann es zu Fehlern kommen. Mit einer Software ist das Risiko kleiner. Grund ist, weil viele Berechnungen automatisch getätigt werden.
- Kleinere Ausgaben: Für die Anwendung des Programmes muss das Unternehmen Geld aufbringen. Allerdings kommt die Nutzung nicht so teuer, wie bei einer ausgelagerten Abrechnung.
Funktionen eines solchen Programms
Welche Fähigkeiten ein solches Programm besitzt, hängt ab vom Programm-Anbieter ab. Es gibt natürlich Standardfunktionen, die folgend aufgelistet werden.
– Dokumente: Als nicht ganz einfach gilt das Erstellen von Lohndokumenten. Es müssen zahlreiche gesetzliche Vorgaben berücksichtigt werden. Bei der Anwendung eines solchen Softwareprogramms werden die Gesetze automatische berücksichtigt. auf diese Weise lassen sich Dokumente ohne rechtliche Fehler erstellen.
– Verwaltung von Stammdaten: Es ist wichtig, dass sämtliche wichtigen Informationen an einer schnell auffindbaren Stelle abgespeichert werden.
Mit einem passenden Programm ist es einfach. Wichtiges Datenmaterial sind etwa die Kontaktdaten der Mitarbeiter, der Finanzämter, Informationen von Banken und vieles mehr.
–Meldungen: In Bezug auf gesetzliche Vorgaben ist eine Lohnabrechnung schwierig. Schnell kann es vorkommen, dass eine verpflichtende Meldung vergessen wird. Das Problem wird von einigen Anbietern einfach gelöst. Bei der Erstellung der Lohnabrechnung werden verpflichtende Meldungen eigenständig an Behörden und Krankenkassen geleitet.
–Reporting: Bei vielen Programmen gibt es eine Reporting-Funktion. Das macht es einfacher, den Überblick zu behalten. Auch können die Daten optisch angezeigt werden. Das macht es einfacher, sie zu analysieren und Entscheidungen zu treffen.
