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Wer in seinen Büroräumlichkeiten keinen Platz mehr hat oder mit dem Standort unzufrieden ist, der wird einen Umzug planen. Doch ein Firmenumzug kann nicht mit der privaten Übersiedlung verglichen werden.
Wer nämlich einen Firmenumzug plant, der sollte den Organisationsaufwand auf keinen Fall unterschätzen. Letztlich ist es aber unwichtig, ob nur das Büro umzieht oder mitunter der gesamte Betrieb inklusive aller Maschinen – mit einer entsprechend guten Vorbereitung kann man hier Zeit sowie Geld sparen.
Nicht nur auf den Preis achten: Worauf es ankommt, wenn man Umzugsunternehmen miteinander vergleicht
Man sollte im Vorfeld einen Blick auf die Firmen in der Nähe werfen, die Umzüge bzw. Übersiedlungen anbieten. Es gibt einige Umzugsunternehmen in Deutschland, sodass es ratsam ist, einen Vergleich anzustellen. Da wird man auch relativ schnell bemerken, dass es doch ein paar Unterschiede gibt. So etwa im Bereich der Leistungen, aber auch dann, wenn es um den Preis geht.
Aus diesem Grund sollte man bereits drei bis vier Monate vor dem geplanten Umzug Kontakt mit einer Umzugsfirma aufnehmen. Denn es kann sehr wohl ein paar Tage dauern, bis man die Info bekommt, wie teuer die Übersiedlung wird. Natürlich kann es auch sein, dass die Umzugsfirma genau an jenen Tagen, an denen der Umzug stattfinden soll, keine Zeit hat.
Neben der Frage, welches Umzugsunternehmen soll engagiert werden, ist auch zu klären, wie das alte Büro zurückgelassen werden darf. Sind noch Renovierungen erforderlich? Wenn ja, werden diese noch vor dem Umzug erledigt oder kann man die Arbeiten erst nach der Übersiedlung durchführen? Zudem ist noch zu klären, ob man die Renovierungen selbst durchführt oder hier ebenfalls eine Firma beauftragen muss.
Mitarbeiter einbinden und Kunden informieren
Geht es darum, einen Umzug zu planen, so sind im Vorfeld ein paar Fragen zu klären, die im ersten Moment zwar als nicht so wichtig erscheinen, aber keinesfalls ignoriert werden sollten. So etwa, wer für das Verpackungsmaterial sorgt. Kommt dafür das Umzugsunternehmen auf oder ist das Verpackungsmaterial selbst zu besorgen? Gibt es auch Möbel, die nicht übersiedelt, sondern entsorgt werden müssen?
Zudem ist es wichtig, dass man die Mitarbeiter einbindet und die Kunden, je nachdem, welche Leistungen angeboten werden, informiert, dass der Betrieb mitunter für ein bis zwei Tage gänzlich ausgesetzt wird bzw. nur eingeschränkt zur Verfügung steht. Denn man muss auch die gesamte Infrastruktur übersiedeln – dazu gehören die Telefonanlagen, Computer sowie auch sonstiges Büromaterial.
Die Zeit nach dem Umzug
Aber nicht nur die Zeit vor dem Umzug ist zu beachten. Es gibt auch die Zeit, die unmittelbar nach der Übersiedlung stattfindet. Man muss die E-Mail-Signaturen anpassen, Umzugsrechnungen für die Steuererklärung sammeln und mitunter auch eine Einstandsfeier planen – die Mitarbeiter haben das verdient, weil Umzüge eine nicht zu unterschätzende Belastung darstellen können.
Zudem ist die Leistung der Umzugsfirma zu überprüfen. Wo gearbeitet wird, da passieren Fehler – und dass bei einem Umzug ein Möbelstück beschädigt oder gewisse Dinge kaputtgehen können, mag nicht ungewöhnlich sein. Schäden sind der Umzugsfirma unverzüglich zu melden, sodass in weiterer Folge die Versicherung kontaktiert werden kann.
Lieber mit Profis zusammenarbeiten
Ein Umzug ist ein nicht zu unterschätzendes Großprojekt. Aus diesem Grund muss man rechtzeitig damit beginnen, entsprechende Vorbereitungen zu treffen und sollte mit einer Umzugsfirma zusammenarbeiten. Denn auch wenn man meint, einen Umzug nebenbei erledigen zu können, so wird man relativ schnell bemerken, dass das in fast allen Fällen nicht möglich ist.
