Mitarbeitende verbringen fast ein Drittel ihrer gesamten Arbeitszeit damit Angebote, Briefe, Protokolle und Rechnungen zu suchen. Die Mitarbeitenden müssen sich hierfür durch eine Vielzahl an Schriftstücken durcharbeiten, bis sie das gesuchte Dokument finden.
Ein DMS ist ein Dokumentenmanagementsystem, dass die Arbeitszeit für die Suche nach Schriftstücken auf ein Minimum reduzieren kann. Bei einem DMS werden alle Dokumente zentral auf einem Server abgelegt. Die Mitarbeitenden haben die Möglichkeit, über spezielle Suchen und Filteroptionen das gewünschte Dokument schnell zu finden. Zugleich werden Rechnungen und andere Dokumente revisionssicher archiviert.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Dokumentenmanagement bezeichnet allgemein die Verwaltung von Dokumenten. Hierbei handelt es sich in diesem Fall um Papierschriftstücke, die digitalisiert wurden.
Wie funktionieren Dokumentenmanagementsysteme?
Dokumente enthalten eine Vielzahl an wichtigen Informationen wie Zahlungsfristen, Liefertermine und Zusatzvereinbarungen. Sind diese Dokumente nicht an einer zentralen Stelle hinterlegt, kommt es nicht nur beim zuständigen Sachbearbeiter zu Zeitintensiven Sucharbeiten. Gerade in Vertretungssituationen müssen die Kollegen besonders lange suchen, um die benötigten Informationen zu erhalten, wenn sie diese überhaupt finden.
Das ist insbesondere für Unternehmen, bzw. die Mitarbeitenden wichtig, die direkten Kundenkontakt haben. In einem DMS werden bestimmte Vorgänge für eine Gruppe an Mitarbeitenden freigegeben. Diese können auch in die vom Kollegen hinterlegten Dokumente einsehen.Das reduziert nicht nur die Dauer der Suche, auch die Außenwirkung auf Kunden und Geschäftspartner wird wesentlich verbessert. Ruft beispielsweise ein Kunde an, der bei der letzten Bestellung Sonderwünsche hatte und nun das Produkt mit allen Extras erneut bestellen möchte, mutet es etwas seltsam an, wenn der Mitarbeitende nicht weiß, worum es sich bei dieser Bestellung handelt.
Der Mitarbeitende kann im Idealfall seinen Kollegen fragen und ihn bitten, die Rechnung für ihn auszudrucken. Der Kunde kann in einem solchen Fall zeitnah zurückgerufen werden. Ist der Kollege jedoch erkrankt, im Urlaub, in Meetings oder auf Geschäftsreise, können solche Informationen nicht zeitnah eingeholt werden. Das Durchsuchen der Rechnungsordner nimmt einige Zeit in Anspruch. Mit einem DMS wird dieser Schritt vereinfacht.
Industrie 4.0 mit digitalem Dokumentenmanagement
Neben der Geschwindigkeit, in der Dokumente gefunden werden können, bietet digitales DMS den Vorteil der Transparenz. Die Dokumente befinden sich alle an einem zentralen Ort und sind entweder den Kunden oder den Aufträgen zugeordnet. Die Informationen können folglich im Kontext oder isoliert aufgerufen werden. Die Kosten für Duplikate entfallen, da die Rechnungen nicht mehr in Papierform bei Kollegen hinterlegt werden muss.
Ein DMS bewahrt wichtige Geschäftsprozesse in Papierform in digitalisierter Form revisionssicher auf. Das ist bei Rechnungen, Verträgen, Urkunden und steuerrelevanten Dokumenten wichtig. Im DMS können Benutzergruppen für verschiedene Dokumentengruppen freigeschaltet werden. So sehen die Nutzer alle für sie relevanten Informationen.
Von einer ERP-Software (Enterprise-Resource-Planning-System) profitieren nicht nur die Vertriebler, sondern der gesamte Betrieb. Arbeitsprozesse die ineinander laufen, können so miteinander verbunden werden. So kann die Software Lager, Fertigung und Verwaltung miteinander verbinden. Das verhindert beispielsweise, dass Produktionsmittel plötzlich nicht mehr vorhanden sind, weil der Bestellschein, der von der Fertigung zum Lager und von dort aus in die Verwaltung gegeben wurde, verschwunden ist.
Welche Zusammenhänge bestehen zwischen einer ERP-Software und dem Dokumentenmanagement?
Die ERP-Software steuert Unternehmensprozesse, deren Grundlage viele digitale Dokumente und Belege in Papierform bilden. Beim DMS werden diese Unterlagen wie Lieferscheine, Rechnungen oder Verträge erfasst und verwaltet. Bei Bedarf werden diese Dokumente mit den Dokumenten externer Systeme zusammengeführt. In solchen Fällen ist es naheliegend, diese beiden Systeme zu verzahnen. Die Folge kann eine integrierte Lösung sein.
Die mithilfe der ERP-Software erzeugten Belege können gesetzeskonform und automatisch durch das DMS archiviert werden. Der Eingang der Dokumente im DMS wird zudem mithilfe von vordefinierten Workflows erfasst. Der Einsatz der ERP-Software sorgt folglich für eine immense Steigerung der Arbeitseffizienz weil durch den Einsatz der ERP-Software die Dateneingabe per Hand entfällt, die nicht nur kostenintensiv, sondern auch fehleranfällig ist.
Wichtige, benötigte Informationen stehen dank der ERP Software ohne Überbrückungsschwierigkeiten zur Verfügung. Die Software kann so Lager, Fertigung, Produktion und Verwaltung miteinander verbinden.
