Für viele ist das Konzept des Homeoffice oder des remoten Arbeitsplatzes mittlerweile Realität geworden. Das bringt Vor- und Nachteile für Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen. Wer nicht jeden Tag ins Büro fahren muss, spart Zeit und Geld für Anfahrtswege und kann in einigen Fällen sogar trotz Festanstellung reisen und die Welt erkunden. Unternehmen sparen große Kosten für den Arbeitsplatz und können ihre Büros deutlich verkleinern. Miet- und Betriebskosten werden damit im großen Stil eingespart. Damit diese Vorteile allerdings nicht durch andere Nachteile ausgeglichen werden, benötigt es eine einwandfreie Kommunikation und verlässliche IT.
Virtuelles Teamwork
Damit Teams aus aller Welt effizient zusammenarbeiten können, muss eine gute Kommunikation gegeben sein. Viele remote Teams schalten sich daher mindestens einmal wöchentlich zu einem gemeinsamen Meeting zusammen, bei dem alle Anliegen besprochen werden können. Mit Programmen wie Zoom sind solche Videokonferenzen mittlerweile Standard. Wichtig ist dabei die Etikette, die während dem Meeting eingehalten wird. Sprechen zum Beispiel mehrere Menschen gleichzeitig, wird es für die anderen Zuhörer extrem schwierig, der Konversation zu folgen. Dazu wechseln einige Programme immer zwischen den Videos der Personen hin und her, die gerade sprechen. Damit kann sowohl verbal als auch visuell ein störender Effekt entstehen. Wichtig ist außerdem, dass alle Mitarbeiter anwesend sind und aktiv an Meetings beteiligt werden. Wer Kamera und Mikrofon ausschaltet, könnte nebenbei genauso gut seine Wäsche aufhängen oder Kaffee kochen. Solche Nebentätigkeiten gilt es zu vermeiden, da die Aufmerksamkeit deutlich absinkt.
Gemeinsam Übersicht im Web
Neben den regelmäßigen Besprechungen benötigen remote Teams eine Plattform, auf der alle Informationen zusammengetragen werden. Dazu kann beispielsweise eine virtuelle Pinnwand verwendet werden, auf der alle Aufgaben eingetragen werden. Hier kann man genau nachvollziehen, welcher Mitarbeiter gerade an welchem Projekt arbeitet und darunter Fragen und Antworten kommentieren. Hier können auch Mindmaps oder andere Teile der Projektentwicklung erstellt werden. Der Überblick hilft dabei, den Kommunikationsfluss aufrechtzuerhalten und unnötige Wege zu ersparen. Wenn mit einem kurzen Blick klar ist, wer gerade für welche Aufgabe verantwortlich ist, können sich andere Teammitglieder direkt an diese Person wenden.
Gemeinsame Servernutzung
Damit alle Mitarbeiter auf wichtige Materialien und Daten auf dem Firmenserver zugreifen können, müssen sie einen externen Zugang erhalten. Obwohl sie von anderen Teilen des Landes oder gar der Welt sitzen, nutzen sie trotzdem weiterhin den Firmenserver und können hier Dateien ablegen und Informationen finden. Dabei muss natürlich eine ganz klare Struktur vorgegeben sein, damit kein Chaos entsteht und alle Mitarbeiter wissen, wo sie welche Informationen finden können. Dazu sollte der Server sehr regelmäßig gewartet werden, denn wenn das System zusammenbricht, können viele remote Mitarbeiter nicht mehr weiterarbeiten und es geht wertvolle Zeit verloren. Während man im Büro oftmals noch auf Daten in Papierform zurückgreifen kann, bleibt den ortsunabhängigen Teams nichts anderes übrig, als auf die funktionierende IT zu warten. Damit solche Fälle nicht eintreffen, helfen Programme wie die Windows-Serverüberwachung von SolarWinds. Das Programm überwacht die Kapazitäten des Systems und warnt davor, wenn Fehler auftreten oder die Ressourcen knapp werden.
Remote Teams bringen viele Vorteile, stehen aber auch vor einigen Herausforderungen. Damit alles einwandfrei klappt, muss nicht nur an der Kommunikation gearbeitet werden, sondern auch ein gutes digitales System bestehen. Dazu zählen Tools wie digitale Pinnwände, aber auch eine effiziente Serverüberwachung.
