Wie KI den Büroalltag revolutioniert: Von Datenextraktion bis Prozessoptimierung

Ist KI nur ein Hype, der bald wieder vorüberzieht? Oder sind die Tools für Unternehmen in Zukunft unverzichtbar? Ein genauer Blick zeigt, dass künstliche Intelligenz grundsätzlich viel Spielraum bietet, wenn es um Optimierung und Automatisierung geht. Gleichzeitig darf man sich aber auch nicht zu sehr in einzelnen Tools verlieren, die mehr Spielerei als tatsächlicher Nutzen sind.

Bei der Menge an KI-Tools den Überblick behalten

Grundsätzlich ermöglicht der Einsatz von KI die Optimierung der gesamten Geschäftsprozesse. Daher ist es wichtig, nicht den Fokus zu verlieren und die Tools gezielt einzusetzen. Wiederkehrende Prozesse können dabei anfangs in den Vordergrund gerückt werden.

So lassen sich unter anderem die folgenden Bereiche weitestgehend automatisieren:

• Rechnungsbearbeitung
• Vertragsmanagement
• Kundendokumentation
• Terminorganisation

Durch die automatisierten Workflows braucht es dann den Mitarbeiter nur noch zur Kontrolle. Einfache Rechnungen beispielsweise lassen sich aber durch ein Tool kontieren, verbuchen und direkt passend archivieren. Das spart Zeit und natürlich auch Geld, denn Mitarbeiter haben künftig die Möglichkeit, sich um die tatsächlich wichtigen Dinge zu kümmern. Ist das Prozessmanagement bereits in seinen Grundlagen automatisiert, ist auch die Nutzung einer Process Mining Software sinnvoll. So lässt sich der Automatisierungsgrad weiter nach oben schrauben. Das gelingt jedoch nur, wenn Unternehmen zuvor ihre Hausaufgaben gemacht haben. Ansonsten wird das Potenzial vielversprechender Lösungen nicht gänzlich ausgeschöpft.

Frühzeitiges Investment in neue Technologie zahlt sich aus

Wer in Zukunft nicht von der Konkurrenz abgehängt werden möchte, muss bereits jetzt in KI investieren. Einige Tools stecken zwar noch in den Kinderschuhen, es lohnt sich aber bereits jetzt, einen Blick hinter die Kulissen zu werfen. Dafür braucht es im ersten Schritt aber einmal eine solide Digitalisierung im Unternehmen. Jedes Tool ist am Ende nur so gut wie die Daten, mit denen es gefüttert wird.

Mithilfe grundlegender Automatisierung können Unternehmen die folgenden Ziele erreichen:

• Höhere Produktivität durch Automatisierung
• Schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen
• Verbesserte Skalierbarkeit bei steigenden Anforderungen

KI ist dabei am Ende oft mehr als nur eine technologische Unterstützung. Wird mit einem gezielten Plan gearbeitet, entwickeln sich die Tools zum strategischen Partner in der Unternehmensführung. Wichtig ist dabei aber auch, die Schnittstellen so gering wie möglich zu halten. Wenn mehrere Tools miteinander kommunizieren oder Dateien immer wieder von A nach B extrahiert werden müssen, sinkt die Datenqualität oft merklich.

Den Mitarbeitern die Skepsis nehmen

Die meisten Veränderungen werden vom Personal erst einmal mit Skepsis betrachtet. In Bezug auf KI-Tools gibt es dabei häufig die Angst, dass ein hoher Automatisierungsgrad am Ende sogar den Job kosten könnte. Der Einsatz von KI ist aber in den meisten Fällen nur unterstützend gedacht, was den Mitarbeitern aber vorab kommuniziert werden muss. Auch eine fundierte Einschulung ist unerlässlich, wenn man am Ende von allen Funktionen profitieren möchte. Die Praxis zeigt zudem einen weiteren sinnvollen Punkt, den Unternehmen vorab von der To-do-Liste abhaken sollte. Es ist grundsätzlich sinnvoll, die Anwender in die Auswahl des Tools mit einzubeziehen. So lassen sich die tagtäglichen Needs besser verstehen und die Automatisierungslösung bringt verschiedenen Stakeholdern einen Nutzen.