Zahlreiche Vorteile – Alles, was Unternehmen über professionelles Enterprise Content Management wissen müssen
Das Akronym ECM steht für den Begriff Enterprise Content Management. Ein solches besteht in speziellen Software-Anwendungen, die unternehmensweit eingesetzt werden.
Mit einem guten ECM ist es möglich, die jeweiligen Informationen zu digitalisieren, zu strukturieren und damit sicher zu verwalten. Geeignet sind die Programme, um elektronische Dokumente zu finden, zu erfassen, zu bearbeiten, auszutauschen und aufzubewahren. Somit lässt sich die Ablage von Unterlagen perfekt strukturieren.
Doch welche Vorteile ergeben sich insbesondere für mittelständische Unternehmen, wenn diese ein ECM in ihrem Geschäftsalltag einsetzen? Dies wird in dem folgenden Artikel erläutert.
Wie lässt sich von einem ECM im Detail profitieren?
Die Aufbewahrung mit Hilfe eines ECM sorgt dafür, dass die Daten und Dokumente langfristig auffindbar und lesbar sind. Diese Art der Aufbewahrung ist absolut revisionssicher.
Zudem können die Unterlagen zueinander in Bezug gesetzt werden. Dadurch werden vor allem Projekt- und Teamarbeiten maßgeblich erleichtert. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass sich die ECM in vielen Fällen ohne Probleme in weitere ERP-Systeme, CRM, Office-Anwendungen oder in SAP integrieren lassen. Was ebenfalls wichtig ist: Ein gutes ECM erfüllt sämtliche Anforderungen im Hinblick auf die DSGVO und Compliance-Regelungen.
Nicht nur für die Unternehmen selbst bringen innovative Enterprise Content Management-Systeme, wie zum Beispiel das ELO ECM, zahlreiche Vorteile mit. Auch Kunden und Geschäftspartner profitieren in hohem Maße.
Vorteile für Unternehmen
Papiergebundene Prozesse lassen sich mit einem guten ECM ohne großen Aufwand digitalisieren. Besonders mittelständische Unternehmen kämpfen oft noch mit den Herausforderungen der Digitalisierung, weshalb ihnen ein ECM in hohem Maße dabei helfen kann, diese zu meistern und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig aufrechtzuerhalten.
Für sämtliche Unternehmensbereiche werden die nötigen Arbeiten durch die modernen Systeme vereinfacht. Auch die Bestrebungen hin zu einem papierlosen Büro lassen sich durch ein gutes ECM maßgeblich unterstützen.
Vorteile für Mitarbeiter
Die Anwender profitieren durch das ECM, da es ihnen stets eine direkte Auskunftsfähigkeit erlaubt. Vorgänge lassen sich wesentlich schneller bearbeiten – es ist eine maximale Informationstransparenz gegeben.
Sämtliche Mitarbeiter wissen zu jeder Zeit ganz genau, wo sie welche Informationen finden. Dadurch lässt sich im Geschäftsalltag äußerst viel Zeit einsparen.
Vorteile für Kunden und Geschäftspartner
Für die Geschäftspartner und Kunden stellt ein ECM den großen Vorteil dar, dass auf ihre Einkäufe, Mails und Anfragen immer professionell und schnell reagiert wird. Die Kundenservice-Qualität lässt sich somit optimieren.
Die Erwartungen und Anforderungen der Verbraucher steigen kontinuierlich, sodass ein Enterprise Content Management-System eine große Hilfe dabei darstellt, diesen auch in Zukunft gerecht zu werden.
Vorteile für die IT-Abteilung
Zudem nutzen viele mittelständische Unternehmen in ihren IT-Abteilungen heute noch unterschiedliche Systeme für das Dokumenten- und Archivmanagement, verschiedene Postfächer und mehrere Fileserver.
Solche Daten- und Informationssilos lassen sich mit Hilfe eines ECM jedoch auflösen. Die Informationen der vielfältigen Systeme werden konsolidiert. Auf diese Weise wird eine Plattform geschaffen, die für eine effektive Entlastung der IT sorgt. Zudem ergeben sich nicht zu vernachlässigende Kosteneinsparungen und auch der administrative Aufwand sinkt.
Zusammengefasst lassen sich mit der Implementierung eines hochwertigen ECM somit die Produkt- und Servicequalität, das Zusammenspiel einzelner Abteilungen und Mitarbeiter sowie die Informationssicherheit optimieren. Daneben wird die Wertschöpfungsgeschwindigkeit erhöht und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens positiv beeinflusst.
