Aktenstapel, Papierchaos und Post-its sind Standard im Büroalltag. Im papierlosen Büro soll das nicht mehr der Fall sein. Abgesehen von der besseren Organisierung wichtiger Dokumente ist die Vision vom Papierverzicht im Büroalltag auch noch ressourcenschonend. Seit mehr als 30 Jahren stellt man sich das völlig papierlose Büro schon vor. Trotzdem ist die Vorstellung noch immer nicht mehr als eine Vision. Wieso?
Papierloses Büro: eine Theorie mit vielen Vorteilen
Statt Schreibmaschinen-Sinfonien hört man im heutigen Büroalltag nur mechanisches Tastengeklapper. Auch das raschelnde Kohlepapier ist längst überholt. Von der E-Mail-Kommunikation bis hin zur Werbung haben sich viele Prozesse im Büro während des 21. Jahrhunderts auf die digitale Sphäre verschoben. Ganz im Sinne des papierlosen Büros. In solchen finden alle digitalisierbaren Prozesse auch auf eben diesem Wege statt. Damit sind zahlreiche Vorteile verbunden. Die Vision vom Papierverzicht im Büroalltag ist beispielsweise
- platzsparend, weil keine klimatisierten Lagerflächen zur Archivierung benötigt werden.
- mobilitätsfreundlicher, weil digitale Daten jederzeit und allerorts abrufbar sind.
- kostengünstig, weil man sich Bürobedarf und Drucker spart.
- ordentlicher.
- strukturierter.
- zeitsparend, weil man bei der Suche nach bestimmten Daten keine Ordner wälzen muss.
- schneller im Hinblick auf die Kommunikation.
- umweltschonend, weil weniger Bäume zu Papier verarbeitet werden müssen.
- eine Erleichterung, was die Instandhaltung und sichere Verwahrung wichtiger Daten betrifft.
- ein Schutz vor Datenmissbrauch, weil Zugangsberechtigungen leicht einstellbar sind.
- transparent, weil sich Arbeitsschritte und Zugriffe auf abgelegte Daten klar nachvollziehen lassen.
Der wichtigste Datenträger für viele Büroprozesse ist trotzdem auch heute noch Papier im A4-Format. Laut Studien hat jeder Büromitarbeiter im ersten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts durchschnittlich rund 200 Seiten Papier verbraucht. Dass sich das papierlose Büro bis heute nicht richtig durchsetzen kann, hat seine Gründe.
Voll digitalisierte Daten: Nachteile im praktischen Büroalltag
Trotz seiner Vorzüge hat das Konzept der Papierlosigkeit im Büroalltag auch Nachteile. Das schon bei der Umstellung auf den papierlosen Büroalltag. Der Arbeitsaufwand ist hierbei nicht zu unterschätzen. Zuerst scannt man alle Dokumente und muss anschließend eine Struktur zur digitalen Datenablage entwickeln. Mitarbeiter müssen daraufhin in dem System geschult werden, damit dauerhaft Ordnung herrscht. Außerdem müssen alle Arbeitsprozesse des Büros an das nunmehr digitale Konzept angepasst werden. Kaum ein Nachteil wiegt jedoch so schwer, wie die ständige Abhängigkeit von technischen Hilfsmitteln. Wenn keine Geräte zur Verfügung stehen oder das System überlastet, hat man keinen Zugriff auf die digitalisierten Daten. Auch Datenschutz und damit verbundene Zusammenhänge müssen im papierlosen Büro übrigens beachtet werden. Einige Dokumente behördlicher Natur sind ohnehin nur in Papierform gültig. Ganz ohne Papier kommen Büros daher bis heute nicht aus.
Unterschiede im Digitalisierungsgrad verschiedener Branchen erschweren den vollständigen Verzicht auf Papier noch weiter. Wo Einzelbranchen und ihre Unternehmen miteinander kooperieren, kann der unterschiedliche Digitalisierungsgrad zu Problemen führen. Benutzt ein Betrieb in den Anfängen der Digitalisierung beispielsweise noch Papier, können auch seine Kooperationspartner nicht vollständig darauf verzichten. So beispielsweise, wenn einer der Kooperationspartner Kommunikationswege wie Briefe bevorzugt.
Größtes Manko des papierlosen Büros sind fehlende Ausdrucksmöglichkeiten
Analoge Hilfsmittel wie Stifte gibt es heutzutage auch in stark digitalisierten Büros. Wer je in Büros gearbeitet hat, wird auch die weitverbreitete Büro-Kultur des Heftens und Klebens allzu gut kennen. Neben Büroklammern, Lochern und Tackern kommen auch diverse Klebstoffe für unterschiedliche Verwendungszwecke zum Einsatz: Mit Klebefilm, Kleberoller oder Flüssigkleber werden beispielsweise Collagen und Präsentationen erstellt, Postsendungen vorbereitet, Wandbilder aufgehängt oder kleine Reparaturen durchgeführt. Das Kleben und Heften von Büropapieren hat im digitalen Zeitalter allerdingt immer weniger eine pragmatische Funktion, sondern ist vor allem eine Form der persönlichen Ausdrucksweise. In papierlosen Büros geht diese Ausdrucksmöglichkeit verloren – für Angestellte kann sich das unpersönlicher anfühlen und dadurch sogar die Arbeitsleistung negativ beeinflussen.
Fazit zum papierlosen Büro: Das moderne Büro wird dank der fortschreitenden Digitalisierung immer ressourcenschonender und grüner. Papierlos wird es in absehbarer Zeit trotzdem nicht werden. Gott sei Dank, denn Papier gibt Menschen Ausdrucksmöglichkeiten und ist eine erfahrbare Wirklichkeit. Weil man es berühren, riechen und sogar hören kann, baut man eine Beziehung dazu auf. Digitalisierte Daten bieten zwar zahlreiche Vorteile, aber im Hinblick auf den sinnlichen Erfahrungswert bleiben sie Dokumenten aus Papier unterlegen.
