Beim Erstellen einer Rechnung für einen Kunden gibt es einige Punkte zu beachten, damit diese auch ihre Gültigkeit behält.
Doch welche Punkte müssen zwingend aufgeführt werden?
Inhalte, die zwingend in einer Rechnung zu finden sein müssen
Eine Rechnung muss sogenannte Pflichtangaben enthalten, damit sie rechtlich gültig ist. Hierunter fällt beispielsweise die Angabe der eigenen Anschrift, bzw. gegebenenfalls die Anschrift der Firma oder des Unternehmens. Weiterhin ist die richtige Anschrift des Kunden sehr wichtig, damit die Rechnung auch zeitgemäß zugestellt und der richtigen Person zugeordnet werden kann.
Neben der Anschrift, muss weiterhin der korrekte Betrag aufgeführt werden. Eine Rechnung muss somit den Netto- sowie Bruttobetrag ausweisen, aber auch die angefallenen Steuersätze.
Vor dem Rechnungsbetrag, müssen ebenfalls die ausgeführten Leistungen aufzufinden sein, damit der Kunde auch genau einsehen kann, für welche Dienste, Leistungen oder gekaufte Gegenstände er welchen Betrag zahlen muss.
Damit der Rechnungsbetrag richtig verbucht werden kann, muss auch eine Rechnungsnummer zu finden sein. Die Rechnungsnummer dient darüber hinaus auch dazu, dass ein Unternehmen einen sortierten Überblick über die ausgestellten Rechnungen behält. Für die Buchführung dient eine Rechnungsnummer weiterhin als eine Art Verwendungszweck, damit die Zahlungen der Kunden schneller im System gefunden werden können.
Neben dem Rechnungsdatum muss weiterhin das Auslieferungsdatum zu finden sein, an dem die gewünschte Leistung für den Kunden erbracht worden ist.
Welche formellen Anforderungen sind zu beachten?
Wer sich bei der Rechnungsausstellung unsicher ist, kann auch auf eine Software zurückgreifen, die die Erstellung der Rechnung selbstständig übernimmt. Durch die deutsche Finanzsoftware lassen sich Rechnungen für die eigene Buchhaltung dabei im Handumdrehen erstellen, da die Software nur die Pflichtabgaben benötigt. Die Gestaltung einer seriösen Rechnung übernimmt die Software anschließend von selbst und verwaltet darüber hinaus die Ein- und Ausgaben.
Für das Design ist dabei der Betrieb selbst verantwortlich. Hierfür gibt es keine speziellen Anforderungen, die zwingend eingehalten werden müssen. Daher hängt das Design der Rechnung auch von den angebotenen Leistungen ab. Ein Anwalt sollte dabei beispielsweise eine weitaus seriöser wirkende Rechnung verschicken, als ein Kleidungsladen.
Was jedoch zwingend auf eine Rechnung gehören sollte, ist das eigene Firmenlogo. Das sorgt für einen Wiedererkennungswert und kann dadurch direkt von dem Kunden mit der gekauften Dienstleistung in Verbindung gebracht werden.
Weiterhin sollte eine Rechnung im passenden Briefumschlag verschickt werden. Es empfiehlt sich hierfür das Firmenlogo oder die Anschrift ebenfalls bereits auf den Briefumschlag drucken zu lassen. Freundlich gestaltete Briefumschläge fallen in der Post direkt auf und wirken auch sympathisch auf den Kunden.
Wichtig – Festes Datum zur Zahlung angeben
Darüber hinaus ist es sehr wichtig, dass auf der Rechnung ein Datum angegeben ist, bis wann der Betrag eingegangen sein muss. Ist kein Datum angegeben, geht der Kunde automatisch von einer Zahlungsfrist von zwei Wochen aus. Soll die Rechnung jedoch früher beglichen werden, muss ein Datum angegeben sein, bis wann der Betrag bereits unter der Rechnungsnummer verbucht sein sollte.
Die Versandoption
Hierbei kommt es darauf an, um was für eine Rechnung es sich handelt. Bei offizielleren sollte der Versand auf dem üblichen Postweg erfolgen. Andernfalls lassen sich Rechnungen auch Problemlos per E-Mail versenden, was dauerhaft natürlich positiv ist, um Versandkosten zu sparen. Ältere Kunden bevorzugen dabei jedoch definitiv den Versand per Post.
