Wer in einem Büro arbeitet, kennt das Problem: Am Ende des Arbeitstags hat man nur die Hälfte der Aufgaben geschafft – und das, obwohl man die ganze Zeit stark ausgelastet war. Verantwortlich für dieses Phänomen sind meistens tückische Zeitfresser. Sie sorgen dafür, dass Aufgaben viel mehr Zeit in Anspruch nehmen als geplant. Der erste Schritt um Zeitfresser zu beseitigen ist, sie zu identifizieren. Mit ein paar Tricks ist es oft gar nicht schwer, ein paar Stunden mehr effektive Arbeitszeit pro Monat zu gewinnen.
Was sind typische Zeitfresser im Büro?
Egal in welcher Branche, ein gut organisiertes Büro spart immer Zeit. Wenn jeden Tag Unterlagen gesucht werden oder eine Urlaubsvertretung erst in ein kompliziertes Ablagesystem eingearbeitet werden muss, dann sind das vergeudete Arbeitsstunden.
Auch Kollegen oder Kunden, die einen von der eigentlichen Arbeit abhalten, können Zeiträuber sein. Nachfragen des Sitznachbars, Anrufe oder der Small Talk in der Büroküche kosten einen meist mehr als nur ein paar Minuten, unterbrechen vor allem aber die Konzentration. Wer seine E-Mails ständig checkt oder an vielen langen Meetings teilnehmen muss, ist wahrscheinlich ebenfalls nicht so produktiv, wie er es gerne wäre. Auch das Surfen im Internet oder ständige Push-Nachrichten des Smartphones nehmen oft mehr Zeit in Anspruch, als vielen bewusst ist.
Sogar der eigene Perfektionismus kann einem im Weg stehen. Dann nämlich, wenn man E-Mails zehnmal auf Rechtschreibfehler überprüft oder ewig überlegt, ob es nicht noch eine bessere Formulierung für einen Briefanfang gibt. Es spricht nichts dagegen, seine Arbeit so gut wie möglich zu machen, aber die zwanzigste Kontrolle eines Projekts bringt meistens keinen Nutzen.
Was kann man gegen Zeitfresser tun?
Ein unorganisiertes Büro kann man aufräumen und dann Struktur durch ein einfach zu benutzendes Ablagesystem schaffen. Viel schwieriger sind die Faktoren zu kontrollieren, die für eine Unterbrechung der Arbeit und für Ablenkung sorgen, seien es die Menschen, mit denen man zusammenarbeitet, oder digitale Zeiträuber. Auch den eigenen Perfektionismus wird man nicht über Nacht los.
Um diesen Störfaktoren beizukommen, kann es helfen, den Arbeitstag in Zeitfenster zu unterteilen: solche, in denen man für Fragen, Anrufe und Meetings verfügbar ist, und solche, in denen man konzentriert an seinen Aufgaben arbeitet. Zeiten, in denen man völlig störungsfrei arbeiten möchte, sollte man klar im Unternehmen kommunizieren. Wer nicht von den Kollegen unterbrochen werden will, erbittet sich also beispielsweise eine Stunde ungestörte Arbeitszeit. Auch bei dem Beantworten von E-Mails, dem Recherchieren im Internet und der eigenen Optimierungswut hilft dieser Ansatz: Wer sich nur eine Stunde Zeit gibt, um etwas zu erledigen, arbeitet konzentrierter und effizienter.
Im Kundenkontakt müssen Angestellte natürlich diplomatischer in der Kommunikation von zeitlichen Begrenzungen sein. Hier bietet es sich an, am Telefon beispielsweise gleich zu sagen, dass in einer halben Stunde ein wichtiger Termin ansteht. Auch das Stummstellen des Bürotelefons und des Handys ist während des konzentrierten Arbeitens absolut gerechtfertigt.
Wann es sich lohnt, etwas mehr Zeit zu investieren
Grundsätzlich gilt: Die Zeitfenster sollten nicht zu knapp bemessen werden. Doch selbst, wenn man dies berücksichtigt, kann nicht jede Aufgabe innerhalb eines solchen festgelegten Zeitrahmens erledigt werden – egal, wie konzentriert man daran arbeitet. Damit das neue Zeitmanagement nicht zu Stress und Frustration führt, sollte man sich dies im Vorhinein bewusstmachen. Auch sollte man nicht jeden Plausch mit Kollegen als lästigen Zeitfresser bewerten: Harmloser Klatsch und Tratsch im Büro, bei dem nicht hinter dem Rücken anderer gelästert wird, fördert den Austausch und ein gutes Betriebsklima – und dafür lohnt es sich allemal, etwas Zeit zu investieren.
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