Erfolgsfaktoren für erfolgreiches, mobiles Arbeiten mit Webportalen

In der Industrie enden Geschäftsprozesse heute nicht mehr am Werkstor. Dank moderner Webtechnologien werden Lieferanten, Händler und Kunden immer aktiver eingebunden: Sie rufen online Bestellungen ab, bestätigen Liefertermine oder konfigurieren Produkte. Der ERP-Anbieter proALPHA hat eine Liste von sieben Erfolgsfaktoren zusammengestellt, damit Prozess-Schritte über die Firewall hinweg durchgängig, schnell und sicher laufen.

Lange bevor das Schlagwort „Digitalisierung“ in aller Munde war haben Unternehmen bereits Geschäftspartner und Kunden in Abläufe einbezogen. Man denke nur an EDI. Wegen des relativ hohen Implementierungsaufwands konnte sich der elektronische Datenaustausch auf diesem Standard jedoch nicht auf breiter Front durchsetzen. Jüngeren Webtechnologien ist es zu verdanken, dass heute alle Unternehmen einfach über Unternehmensgrenzen hinweg zusammenarbeiten können. Und der Trend zum mobilen Arbeiten hat die Verbreitung von Webanwendungen noch weiter beflügelt.

Inzwischen können Händler, Vertreter oder Vertriebsmitarbeiter bei ihren Kunden vor Ort Produktvarianten konfigurieren, zuverlässig Liefertermine bestätigen, Angebote erstellen oder Bestellungen aufnehmen. Zulieferer sehen über Lieferantenportale ihre Aufträge ein und bestätigen Abrufe und Liefertermine. Über Serviceportale bestellen Kunden direkt ihre Ersatzteile, vereinbaren Wartungstermine oder reklamieren eine mangelhafte Lieferung.

Seine Daten für Anwender jenseits der Firewall zu öffnen, birgt jedoch auch Tücken. Damit der Schritt ins E-Business nicht zur Bruchlandung wird, sollten Unternehmen sieben Aspekte beherzigen:

• Security First: In einer so von Know-how getriebenen Branche wie der Fertigungsindustrie ist Datensicherheit oberstes Gebot. Geschützte Zugänge und eine verschlüsselte Übertragung sind hier ein erster Schritt. Vor allem muss aber klar geregelt sein, wer welche Daten einsehen darf, und dies muss laufend überprüft und angepasst werden. Denn Zuständigkeiten und Prozesse ändern sich ständig.
• Leichter Zugang: Damit Mitarbeiter möglichst flexibel arbeiten können, sollten die Arbeitsmasken von jedem webfähigen Gerät zugänglich sein. Webportale, die in allen gängigen Browsern laufen, machen dies möglich. Grundsätzlich wäre das mobile Arbeiten auch über Apps zu realisieren. Diese müssen jedoch erst heruntergeladen und installiert werden.
• Bedienfreundlich und fix: Lange Wartezeiten werden von Kunden und Geschäftspartnern immer weniger toleriert. Dies gilt auch für Webanwendungen. Damit das Kundenportal nicht zum Sorgenkind wird, sollten Unternehmen also besonders auf kurze Ladezeiten achten. Und auf eine Benutzerführung, mit der die Anwender schnell das finden, was sie suchen. Hier gilt daher: Weniger ist mehr.
• Vollständig und relevant: Allerdings sollten die angebotenen Informationen für den jeweiligen Geschäftsprozess relevant und vollständig sein. Sonst entstehen wieder zeitintensive Rückfragen. Die Voraussetzung dafür: Das Webportal muss genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens und der Portalnutzer zugeschnitten werden. Diese Individualisierung ist bei nativen Apps in der Regel nicht möglich – oder sehr kostspielig.
• Agilität: Weil sich Prozesse heute viel schneller ändern, muss jedes Webportal entsprechend agil und zügig anpassbar sein. Hier helfen Frameworks und Templates. Von einer Programmierung „von Grund auf“ sollten Unternehmen besser Abstand nehmen. Das dauert zu lange und wird teurer als nötig.
• Austausch statt Einbahnstraße: In jedem Geschäftsprozess fließen Informationen hin und her. Geschäftspartner und Außendienstmitarbeiter sollten deshalb auch Stati zurückmelden und Informationen eingeben können. In welchem Umfang dies umgesetzt wird, definiert jedes Unternehmen individuell. Aber möglich muss es sein.
• Win-Win schaffen: Ein Webportal sollte nicht ausschließlich Produktivitätsvorteile auf Seiten des Fertigungsunternehmens schaffen. Auch die Lieferanten oder Servicetechniker müssen die Vorteile spüren, damit sie ein Portal gerne und intensiv nutzen. Ein Beispiel: Kann ein Servicetechniker seinen Tätigkeitsbericht und seine Arbeitszeit von unterwegs erfassen, ist allen geholfen. Der Mitarbeiter muss nicht seinen Feierabend für das Schreiben von Besuchsberichten opfern. Und das Unternehmen hat schneller Rückmeldung und kann die nächsten Prozesse umgehend einleiten.

Quelle: Fink & Fuchs AG/proALPHA Business Solutions GmbH