GoBD – Das BMF hat die GoBD endlich überarbeitet und wieder veröffentlicht

Fast unbemerkt von Unternehmen und Steuerberatern hat das Bundesministerium für Finanzen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD)“ in 2019 überarbeitet und am 28. November 2019 in der zweiten Fassung veröffentlicht. Die Neufassung der GoBD ist die Antwort auf die fortschreitende Digitalisierung in den Unternehmen im Bereich der kaufmännischen und steuerlich relevanten Daten und der Versuch der Finanzverwaltung hier Richtlinien für die digitale Buchhaltung zu formulieren. Während die erste Fassung vom 28. November 2014 hier schon konkreter Stellung zu der Frage „Was sind steuerlich relevante Daten und wie müssen diese Aufbewahrt und verarbeitet werden“ gegeben hat, so schließt die Neufassung in 2019 diverse Grauzonen. Was wurde in der Neufassung konkretisiert?

• • Bildliche Erfassung von Papierdokumenten – hier wurde Stellung zur Verarbeitung von Papierdokumenten mit Smartphones, Scannern und der Vernichtung dieser Dokumente genommen
  • Cloudsysteme – bei der Digitalisierung von Unterlagen und deren Aufbewahrung müssen Unternehmen nun verstärkt darauf achten, wo die Server stehen, die zur Speicherung benutzt werden. Stehen Server im Ausland, so müssen hier entsprechende Anträge gestellt werden, dass die Buchhaltung und Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen im Ausland erfolgen darf
  • Schnittstellen und Übergabe von Buchungs- und Belegdaten – Bei vielen Schnittstelen werden die Belegdaten ohne entsprechendes Briefpapier aus der Warenwirtschaft an die Finanzbuchhaltung übergeben. In der Buchhaltung ist ein Beleg zur Buchung ohne die entsprechenden Mindestangaben auf einer Rechnung hinterlegt. Hier reicht es nun, dass das entsprechende Briefpapier und AGBs in der jeweils gültigen Fassung in der Verfahrensdokumentation hinterlegt wird.
  • Die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt einem sachkundigen Dritten die it-gestützten kaufmännischen Prozesse innerhalb des Unternehmens und deren Absicherung gegen Verlust und Verfälschung
  • Laut GoBD müssen buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige eine Verfahrensdokumentation erstellen, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig (auch in der Historie) und schlüssig ersichtlich sind:
    • Eine Beschreibung des Unternehmens nebst Rechnungslegungsvorschriften
    • Die Beschreibung der elektronischen Buchführung sowie der vorgelagerten Systeme (z.B. in einem kurzen Ablaufdiagramm oder einer Checkliste)
    • eine Anwenderdokumentation, das heißt, es müssen die Prozessschritte im Unternehmen dargestellt werden nebst der jeweils gültigen Dokumentation (Handbücher bzw. Gebrauchsanweisungen der Haupt-, Vor- und Nebensysteme)

eine technische Systemdokumentation (hier sind Details zu der verwendeten Hard- und Software zu erfassen, und zwar inklusive einer Übersicht zur Historie der eingesetzten Programme und Schnittstellen)

Die Verfahrensdokumentation ist die Grundlage für den Betriebsprüfer sich einen Überblick über das entsprechende Unternehmen zu verschaffen. Bei einer Verfahrensdokumentation sind verschiedene Partner für den Inhalt verantwortlich. Die Pflege der Hard- und Software gehört genauso dazu wie z. B. ein Steuerberater, der für dieses Unternehmen die Finanz- und Lohnbuchhaltung erstellt.

Das Unternehmen selbst ist für die Beschreibung der Prozesse im kaufmännischen Bereich zuständig. Hier als Beispiel die Verarbeitung von elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen und deren Archivierung als Beispiel zu nennen. In Summe ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation weniger das Problem, vielmehr ihre Pflege mit den Inhalten in der Historie und die Vorlage der zum Betriebsprüfungszeitraum aktuellen Verfahren.

Als Lösungsansatz kann ein im Unternehmen installiertes DMS oder eine Internetlösung wie z. B. www.gobd-data-online.de eingesetzt werden. Die Internetlösung bietet den Vorteil, dass über diese Plattform alle Beteiligten, die für die Pflege der Verfahrensdokumentation zuständig sind, ihren Anteil einpflegen können und damit zur Aktualität der Verfahrensdokumentation beitragen. GoBD Data Online kann dazu noch für die Prüfungszeiträume einen Bericht mit allen zu der Zeit aktiven Verfahren nebst Anlagen für den Betriebsprüfungszeitraum jederzeit genieren. Der Bericht entspricht der Musterverfahrensdokumentation der Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

Autor: Dirk Poschmann, Geschäftsführer der GOBD Data Online GbR und Experte zum Thema GoBD.