Als Kommunikationszonen bezeichnet man spezielle Bereiche im Büro, an denen sich Mitarbeiter verschiedener Abteilungen treffen und austauschen können. Die Zonen sind häufig als temporäre zusätzliche Arbeitsplätze vorgesehen und somit allen Angestellten zugänglich. Sie eignen sich nicht nur als Rückzugsort, falls es im Büro mal zu laut wird, sondern auch für einen kurzen Austausch in der Kaffeepause und sind ideal für Gruppen- oder Teambesprechungen, Workshops oder auch informelle Mitarbeitergespräche. Anders als bei einfachen Schreibtischgesprächen wird in einer Kommunikationszone niemand gestört und es gibt einen Ort, an dem die Mitarbeiter offen Probleme besprechen und Lösungsansätze erörtern können.
Kommunikationszonen erfreuen sich in der Bürowelt immer größerer Beliebtheit – nicht nur bei Arbeitnehmern, sondern auch bei den Arbeitgebern. Durch ihre offene Gestaltung und einladende Atmosphäre verbessern diese sogenannten Sekundärzonen die Kommunikation der Mitarbeiter untereinander und schaffen gleichzeitig ein Arbeitsumfeld, in dem man sich kennenlernen und austauschen kann. Doch auch wenn das Konzept der Kommunikationszonen im Büro einfach klingt, gibt es einiges zu beachten.
Kommunikationszonen einrichten
Gestaltungstechnisch bieten Kommunikationszonen beinahe endlose Möglichkeiten: von Theken über Schreibtische und Stehtische bis hin zu gemütlichen Sitzecken – alles ist möglich. Bei der Planung einer Kommunikationszonen sollte daher bereits frühzeitig festgelegt werden, ob diese auch für Workshops oder größere Teambesprechungen genutzt werden soll. Ist dies der Fall, sollte dafür gesorgt werden, dass genügend Sitzgelegenheiten für die gewünschte maximale Teilnehmerzahl geschaffen werden und dass alle benötigten technischen Mittel, wie etwa Bildschirme, Whiteboards oder Internetzugang in der Kommunikationszone zur Verfügung stehen.
Auch die Farbgestaltung sollte nicht zur kurz kommen. Überlegen Sie sich, welche Farben zu Ihrem Unternehmen passen und eine angenehme Atmosphäre in der Kommunikationszone schaffen. Vielleicht möchten Sie den Bereich auch noch zusätzlich mit einigen Wandbildern oder Pflanzen verschönern? Fest steht: Die Kommunikationszone sollte sich vom restlichen Büro abheben und einen einladenden Charakter haben. Gute Beispiele zur Gestaltung schöner Kommunikationszonen finden sich übrigens bei myworkspace.
Bedenken sollte man auch die Lage der Kommunikationszone: Ist sie gut erreichbar? Eine abgelegene Kommunikationszone wird wahrscheinlich deutlich weniger genutzt als ein Ort, der für alle Mitarbeiter schnell und leicht zugänglich ist. Wie sieht es mit Licht und Akustik aus? Manchmal ist es sinnvoll, einen zusätzlichen Schallschutz anzubringen, besonders, wenn sich die Zone im Großraumbüro befinden sollte. In diesem Fall würde es sich auch anbieten, einen Sichtschutz mit einzuplanen – so werden andere Mitarbeiter nicht gestört oder abgelenkt. Und natürlich dient die Kommunikationszone ja nicht nur dem gemütlichen Plausch in der Pause – es soll dort auch gearbeitet werden. Häufig finden sich neue Ideen eher in informellen Treffen der Mitarbeiter untereinander als in Standard-Meetings. Gerade deshalb sollte auch auf die richtige Beleuchtung in der Kommunikationszone geachtet werden.
